|
|
Det er en opfølgningsproces. Når man anvender Business 
Intelligence, kan man ikke komme udenom at skulle tage forskellige
IT værktøjer i brug. Der er som regel allerede i virksomheden registreret
mængder af data om de processer, som udføres i virksomheden.
Som regel er der budgetter og detailplaner, som nøje foreskriver, hvad
virksomheden forventes at gøre. Det at skaffe data vil næsten altid
ske fra virksomhedens eksisterende systemer. Der er ofte tale om
så store datamængder, som skal behandles, at det kun er realistisk
ved hjælp af IT.
Opfølgningsprocessen.
- Metadata beskriver, hvorledes data er lagret, hvor de kommer fra
og hvad de anvendes til. Det giver med andre ord en beskrivelse
af hvem, som har brug for hvilke informationer hvornår, og hvorledes
data opsamles til at understøtte denne proces.Strategiformuleringen
tager altid udgangspunkt i virksomhedens vigtigste
nøgletal KPI (Key Performance Indicators). Disse nøgletal kan være
struktureret med brug af forskellige ledelsesmodeller, såsom
Balanced Scorecard (BsC), kvalitets-tyringsmodeller (EFQM) eller
produktionsstyringsmodeller (SCOR).
- Planlægning foretages i de fleste virksomheder i dag ved hjælp af regneark,
hvor man nedbryder de overordnede nøgletal til detaljerede oplysninger.
Simulering foretages, hvis man ønsker at ændre radikalt på nogle virksom-
hedens forretningsområder som f.eks. introduktionen af nye produkter.
Såfremt det viser sig, at den ønskede strategi ikke kan implementeres. F.eks. at man ikke har de økonomiske midler til at introducere et nyt produkt, vil der ske et tilbageløb til strategiformuleringen.
Nøgletallet kan ændres, eller der kan justeres på forudsætninger, f.eks. ved
at vælge at udskyde produktintroduktionen eller ved at fremskaffe likviditet.
- Når planen er vedtaget og godkendt, skal den kommunikeres til dem, som
har ansvaret for, at der reelt sker handlinger i overensstemmelse med den
ønskede strategi. Det sker typisk ved rapportpakker, som målrettes til den
enkelte person.
- Herefter skulle virksomheden gerne begynde at agere i henhold til de kom-
munikerede planer. Data om disse handlinger opsamles i forskellige trans-
aktionssystemer som ERP, HRM, SCM og CRM. Det kan typisk være
registrering af modtaget betaling fra en kunde i ERP systemet. Registrering
af tid, der er medgået fra en medarbejder til at behandle ordren i HRM systemet.
Registrering af medgået vareforbrug til at producere ordren i SCM system
og registrering af en kundeordre i CRM systemet.
For at disse data kan sammenstilles til information om f.eks. hvad rentabiliteten
på vores kunde har været, benyttes forskellige værktøjer. ETL - Extract, Transform and
Load - betyder, at man finder de enkelte dataelementer i de forskellige systemer,
ensarter dem så f.eks. kundenumret er ens og lagrer dem i en fælles database til
videre bearbejdning.
Der vil forekomme fejl i data, der er manuelt registreret. Til dette kan man bruge
værktøjer til at "rense" data for fejl, så datakvaliteten når det ønskede niveau.
Når data er lagret i databasen i denne ønskede kvalitet, er de blevet til Information.
Data kan nu bruges til at trække forskellige rapporter, som man ønsker for at kunne
starte processen med at tolke data og få viden ud af informationerne.
En måling er mere værd end 100 ord. Opfølgning ved dialog er den
bedste ledelsesform. Men dialogen skal være konkret og målrettet de mest
nødvendige udfordringer. Opfølgning skal derfor altid være baseret på fakta og
afspejle aktuelle forhold. For at finde indsatsområder er det nødvendigt at analysere
informationerne, sammenholde dem med historiske oplysninger samt benchmarke
imod andre kilder.
Brug af SAP BW. Ved anvendelse af SAP BW er det muligt at opsamle alle de data,
som skal bruges til at skabe den nødvendige ledelsesinformation. SAP BW er et af
markedets stærkeste datavarehuse, og indeholder alle de funktioner som er
nødvendige for at udvikle og vedligeholde et robust rapporteringsmiljø. Inden du
går i gang med SAP BW, er det vigtigt at få lavet en overordnet datamodel, som
definerer dit informationsbehov. Dette gælder også, hvis du kun ønsker at anvende
nogle af de prædefinerede rapporter, som du finder i business content.
Følgende proces bør gennemløbes:
- Rolledefinition
- Datamodellering
- Opbygning af datastrukturer
- Loadprocedure
- Kvalitetssikring
- Rapportudvikling
- Driftsprocedure
Roller i virksomheden. Omdrejningspunktet for alt arbejde med ledelsesrapportering
er roller. Som f.eks. controller har du et behov og som indkøbsansvarlig et andet.
SAP BW skal målrettes efter de enkeltes informationsbehov, således at systemet fungerer optimalt.
Al datamodellering er opbygget omkring roller. Heldigvis er roller noget af det
mest stabile i de fleste virksomheder.
Lagring af data. Når man først har lavet sin datamodel, som beskriver informations-
behovet, kan man vælge de rigtige objekter i SAP BW til at lagre data i. Infoobjekterne
beskriver alle de relevante entiteter. Infocuber er multidimensionelle enheder, som kan
bruges til OLAP rapportering.
ODS er relationelle strukturer, som bruges til transaktionsdata. PSA er objekter, som kan
anvendes i forbindelse med load af data.
Præsentation af data. Når data endelig er lagret i SAP BW, kan de bruges til rapportering.
Her tager man igen udgangspunkt i de definerede roller og deres informationsbehov.
Rapporterne udvikles enten i Excel eller i HTML afhængigt målgruppen.
Økonomifolk foretrækker ofte at se deres rapporter i et regneark, mens f.eks. en indkøbschef
ønsker dem på intranettet.
Rapporter kan også sendes til brugerne, hvis f.eks. en given situation opstår - de kan sågar
sendes til din PDA eller mobiltelefon som f.eks. SMS.
Modeller, som beskriver virksomheden. SAP-BW er et informationssystem. Der er som
udgangspunkt ikke defineret nogle datastrukturer. Du kan enten vælge at opbygge dem
fra bunden eller anvende forslag fra SAP kaldet business content. En datamodel er
optimeret mod rapportering, og i modsætning til f.eks. SAP R/3 er det meningen, at data
er redundante, dvs. lagres flere gange. Dette gøres for at sikre en hurtig og kvalitetssikret
rapportering. Arbejdet med dette kaldes datamodellering og udføres ved hjælp af
stjerneskemaer.
Få data ind i SAP-BW. Når man har defineret, hvorledes data skal lagres, kopieres de fra transaktionssystemerne. Det kaldes for load af data eller ETL (Ekstrakt,
Transform, Load). En load procedure beskriver, hvornår hvilke data loades ind i SAP BW,
hvor de lagres, og ikke mindst hvordan de kvalitetssikres.
Sikre sig at det virker. Når man har fået rapporterne op at køre, skal der ske en vedlige-
holdelse af SAP BW. Man skal løbende følge op på, at load procedurerne virker, og man skal
sikre, at systemet har en god performance. Det sidste kan ske ved anvendelse af forskellige
statistikværktøjer, som kan bruges som oplæg til at definere forskellige aggregerings-
strukturer. Udover denne vedligeholdelse skal man holde øje med nye informationsbehov,
samt behov som forsvinder.
|
