Forandringsprocessen
Når projekterne involverer flere personer vil de have forskellig forudsætninger. For at træffe beslutning om det samme emne har de forskellige informationsbehov.
Projekterne vil som regel tage udgangspunkt i data, man i dag kender i virksomheden eller i en formodning om, hvilke informationer man har behov for, for at kunne træffe de beslutninger man ønsker. Sandheden findes som regel et sted mellem disse. F.eks. kunne de fleste virksomheder godt ønske sig, at vide hvilke kunder man i fremtiden vil tjene flest penge på. Data som understøtter det vil næsten være umulig at finde, selvom man laver en nok så simpel model for hvorledes sammenhængene er. På den anden side vil man kunne lave den perfekte model over, hvilke kunder man historisk har tjent penge på, på basis af allerede registrerede data. Men disse data vil ikke kunne svare entydigt på, hvilke kunder som i fremtiden er mest profitable.
Når man skal implementerer Business Intelligence, må derfor tage udgangspunkt i en model, som indeholder de ønskede styringsparametre hvorom det er muligt at finde data.
Vores implementeringsmodel tager udgangspunkt i at virksomheden har en overordnet ønske om at befinde sig i en anden situation end den nuværende. Det kunne f.eks. være at man ønsker at indfører ledelsesrapportering baseret på nøgletal, som er sat sammen i en årsags/virkningssammenhæng. Den nuværende situation kunne være at man i dag har forskellige styringsværktøjer som f.eks. organisatorisk opdelt resultatopgørelse, udestående betalinger hos debitorer samt enkelte kunde og medarbejdertilfredshedsanalyser.
Det har vist sig at den bedste måde for at bringe virksomheden til den ønskede situation er i mindre skridt. Årsagen til det er mange. På den ene side er mindre projekter mindre risikobetonet da konsekvenser og ressourceindsats bedre kan overskues. På den anden side sker der ofte en ændring af virksomhedens behov undervejs i implementeringen. Det viser sig ofte at nogle nøgletal ikke er relevante eller det er umulige at fremskaffe det fornødne datagrundlag til at dokumentere nøgletallet.
Modellen tager ligeledes højde for at Business Intelligence ikke kun er et IT projekt. Det er som regel IT systemet, der virker som katalysator for en forandring, der påvirker såvel ledelsesprocessen og de nødvendige kompetencer, samt stiller krav til strukturen i organisationen. Man kan så enten vælge at styre, hvorledes man ønsker den forandring eller lade den ske tilfældigt. Hvis man ønsker at styre forandringen - hvad de fleste gør efter en kort overvejelse - skal man definere, hvad den første version af implementeringen skal indeholde. Det vil sige at man definere en delmængde af den ønskede situation og implementere den. Definitionen tager udgangspunkt i, at man laver en model, som afspejler, de informationer man ønsker, der skal indgå i ledelsesprocessen. Samtidig defineres hvad de næste skridt skal være for at nå den endelige version, velvidende at behovet kan ændre sig. Derfor vil der ske en mindre og mindre detaljeret beskrivelse af de versionersom er tættest på den endelige vision.
Når man har foretaget den første implementering er der leveret en version som indeholder en konkret status på teknologi, proces, kompetence og struktur. Man skal via forandringsledelse sørge for at dette også realiseres. Et eksempel kan være, at selvom man er i stand til at levere nogle nye og bedre ledelsesinformationer, kan den enkelte medarbejder stadig anvende de gamle informationer, og mene at de giver et bedre grundlag for beslutningsstøtte. Såfremt der ikke sker en kompetenceudvikling, så medarbejderen får tilegnet sig viden om, hvorfor det nye system er vigtigt, er det meget lidt sandsynligt, at projektet bliver en succes.
